ভর্তি কার্যক্রম উপলক্ষে একটি সুপরিকল্পিত টিম গঠন করা হয় রোভার স্কাউট সদস্যদের নিয়ে। স্কাউটরা দায়িত্ব ভাগ করে নেয়—গেট ম্যানেজমেন্ট, ভিড় নিয়ন্ত্রণ, তথ্য যাচাই, ও দিক নির্দেশনা প্রদান। পুরো কার্যক্রম চলাকালীন সময় স্কাউট নেতৃবৃন্দ তদারকি করেন। কাজটি দক্ষতা, সময়ানুবর্তিতা এবং শৃঙ্খলার সাথে সম্পন্ন হয়, যাতে ভর্তি প্রক্রিয়া নির্বিঘ্নে সম্পন্ন হয় এবং অংশগ্রহণকারীরা সন্তুষ্ট থাকে।