Pada malam 4 Februari 2019, wakil pegawai dari negeri Pahang, Terengganu dan Terengganu Advanced Technical Institute University College (TATIUC)  telah mengadakan mesyuarat mengenai Perkhemahan Pengenalan Pengakap Kelana & Vigil Pantai Timur 2019 yang dicadangkan berlangsung pada 15 sehingga 17 Februari 2019.

     Seramai 7 orang pegawai terlibat dalam mesyuarat ini. Antara usul dalam mesyuarat ini adalah seperti perancangan tentatif dan senarai aktiviti-aktiviti bagi perkhemahan tersebut.