استراتيجيات ادارة المتطوعين
استراتيجيات إدارة المتطوعين للمنظمات الغير هادفة للربح
يلعب المتطوعين دورًا كبيرًا في المؤسسات ويلعبوا دوراً مؤثراً. قد لا يساهمون مالياً، ومع ذلك فهم يمثلون الأصول الأكثر قيمة. ولنتمكن من الحفاظ عليهم واستمرارهم في التطوع ويستمروا كشركاء دائمين على مدى طويل، يجب أن تكون مشاركة المتطوعين أولوية في الجهات الغير ربحية. يتم ذلك بسهولة من خلال استراتيجية متطورة لإدارة المتطوعين.
لذا وضعنا قائمة من 5 استراتيجيات يمكنك استخدامها لإدارة المتطوعين لديكم:
بناء التوصيف الوظيفي وتجنيد المتطوعين:
الخطوة الأولى في إدارة المتطوعين هي إنشاء وصف وظيفي للمهام او التطوع. تهمل العديد من المنظمات تقديم وصف وظيفي محدد وما يمكن أن يتوقعه الناس من العمل التطوعي. هذا يؤثر على توظيف المتطوعين والاحتفاظ بهم. فيساعد التوصيف الوظيفي بإرشاد المتطوعين على آليات وسبل التطوع ومدى قدرتهم على التطوع في هذا المجال، وهذا يساهم بتأكيد استمرارهم بالتطوع الذي أتى نتيجة لرغباتهم والذي يلبي احتياجاتهم.
ومن خلال الوصف الوظيفي “استمارة التطوع " سيتمكن المتطوعين من الحصول على إجابات لكافة الأسئلة التي تساهم في تحديد رغباتهم في التطوع وتحديد الأهداف، عبر توضيح النقاط التالية:
- ماهي مجالات التطوع التي تحتاجها المؤسسة؟
- ما هو الشغور الذي تسعى لشغله؟ وما هي المهارات او الكفاءات التي تحتاجها؟
- كم هي ساعات التطوع؟
- تحديد موعد بداء التطوع؟
- توضيح سبب حاجة المتطوع ورغبته لهذا التطوع؟ وسبب اختياره لهذا المجال تحديداً؟
- ماهي الخطوات والآليات التي تساعد المتطوعين للنجاح في هذا المضمار؟
لابد من اختيار أسئلة واضحة ومبسطة تتناسب مع الجمهور المستهدف من المتطوعين، على سبيل المثال:
- إذا كان المستهدفين طلاب: توضيح أهمية هذا التطوع في نموهم وتطورهم بشكل عام.
- إذا كانوا أصحاب خبرات ومهنيين وعاملين: منحهم نظرة ثاقبة حول أهمية التطوع المقدم من قبلهم في تحسين مهاراتهم هذا عدا العلاقات التي سيكتسبونها من خلال التعرف على أشخاص ذوي أفكار متشابهة أو إقامة روابط اجتماعية.
بمجرد إنشاء وصف، تصبح عملية الاستفادة من المتطوعين وتجنيدهم أسهل.
حدد الأهداف .....
بعد القيام بتجنيد الأشخاص المناسبين للتطوع في المؤسسات يجب تحديد الأهداف فالأهداف تساعدك على تتبع تقدمك وإشراك المتطوعين والاحتفاظ بهم وإرضائهم. إذا لم تكن أهدافك محددة بشكل جيد فمن المستحيل تحققيها لذا لابد من تحديد الأهداف القابلة للقياس والتي تعتبر هي مفتاح إدارة المتطوعين.
ما هي الأهداف بالتحديد؟
الأهداف الذكية " SMART".
تم تحديد أهداف SMART لضمان أن يكون لدى منظمتك والمتطوعين نفس المفهوم لما يجب تحقيقه. تحديد هذه الأهداف سيساعد المؤسسة على إنشاء أهداف واضحة وموجزة وقابلة للتحقيق.
ما هو SMART؟
Specific يجب أن تكون الأهداف محددة بسيطة وسهلة الفهم. يجب أن يقولوا ما يجب على المتطوع إنجازه
-Measurable- ينبغي أن يكون الهدف قابل للقياس وتوفير دليلاً ملموساً على ما تم إنجازه من قبل المتطوعين.
- Achievableلابد للهدف أن يكون محفزاً للمتطوعين قابل للتحقيق ولابد من إعطائهم مساحة للعمل من خلال وضع واضحة لتحقيق الهدف المذكور.
- Result-Orientedلابد من وضع اليات لتحقيق الهدف محددة النتائج ليسهل قياسه على أرض الواقع.
- Time-Boundلا يمكن قياس أي إنجاز إلا بتحديد فترة زمنيه لذا لابد من وضع جدول زمني للعمل واضح المعالم ومحدد "الإطار الزمني".
يعد SMART طريقة جيدة للمؤسسات للوصول إلى المعالم وتتبع التقدم المحرز.
.
الاستفادة من التكنولوجيا
أصبح في يومنا هذا أداة لكل شيء، من إدارة المتطوعين وصولاً لتشغيل الحملات، ولتحقيق ذلك تعتبر التكنولوجيا من أهم الأدوات التي تساهم باكتشاف والبحث عن المتطوعين الجدد والتواصل الفعّال وجذبهم وإدارة المتطوعين ومتابعة أدائهم في كافة المجالات.
كيف يمكننا الاستفادة من التكنولوجيا؟
- استخدام مواقع ويب مثل Volunteer Match وأداة اتصال Cisco Volunteer و Idealist.org وLinkedIn للوصول إلى المتطوعين المحتملين.
- يمكنك استخدام أدوات مؤتمرات الفيديو مثل فرق Skype أو Facetime أو Microsoft لإجراء مكالمات للتواصل مع المتطوعين وإجراء مناقشات حول المشاريع.
- استفد من تقويم Google أو مجموعات Facebook أو Dropbox لتخطيط ومناقشة وجدولة ومشاركة الملفات مع المتطوعين في مواقع مختلفة.
- لمتابعة أنشطة المتطوعين، تعد Google Sheets أو Trello الخيارات الأفضل.
لا تقصر التكنولوجيا على الأدوات المذكورة أعلاه. حيث يمكن استخدم هذه الوسائل كدليل لاستخدام التكنولوجيا في كل جزء من استراتيجية إدارة المتطوعين المناسبة لك.
التركيز على الاحتفاظ بالمتطوعين
كل منظمة تريد الاحتفاظ بقاعدتها التطوعية. إن وجود متطوعين على المدى الطويل يعني أنك لست مضطرًا إلى إنفاق المزيد من أجل التدريب وأنهم على دراية بالعمل الجاري. للاحتفاظ بالمتطوعين، يجب عليك إقناعهم بالطريقة الصحيحة. اجعلهم يشعرون بأنهم مطلوبين أو نقدرهم أو منحهم الحوافز.
فيما يلي بعض النصائح للاحتفاظ بالمتطوعين:
- اجعل المتطوعين يشعرون بالتقدير. قم بذلك عن طريق إعطاء أهمية للوقت والجهد الذي يبذله.
- جعل التدريب والتأهيل جهد مستمر. وهذا يساعد المتطوعين على النمو وتطوير مهاراتهم.
- اسمح للمتطوعين بصياغة جداولهم الخاصة.
- شجع المتطوعين على إشراك أصدقائهم وعائلاتهم في المهمة.
- اشكرهم وقدر جهودهم.
- احصل على مدخلات من المتطوع وقم بإجراء تغييرات على برامج التدريب.
يجب أن يكون الاحتفاظ بأفضل المتطوعين أولوية في استراتيجية إدارة المتطوعين لديك.
إعطاء الأولوية للاعتراف بدور المتطوعين
مثل أي شخص آخر، يريد المتطوعين شكرهم. إن الفشل في القيام بذلك سيعطيهم انطباعًا بأن عملهم الشاق لم يحدث أي تأثير وسيثنيهم عن التطوع. للاحتفاظ بقاعدة المتطوعين الحالية الخاصة بك، يجب أن تُظهر لهم أنك تقدر جهودهم. يمكنك إظهار القيمة فقط من خلال الشكر والتقدير.
إنشاء برنامج تقدير لمكافأة المتطوعين. فيما يلي بعض الطرق للقيام بذلك:
• قدم حافزًا أو هدايا للمتطوعين الذين حققوا علامة فارقة.
• اجعل "متطوع الشهر" جائزة يمكن منحها.
• شارك قصص نجاح المتطوعين.
• شجع المتطوعين على جلب أفراد الأسرة إلى بعض الأحداث الخاصة بك.
• دعوة كبار المتطوعين لحضور فعاليات التواصل الخاصة بك.
تتضمن إدارة المتطوعين الخطوات التي تتخذها المنظمات لتجنيد المتطوعين وإشراكهم وقيمهم والاحتفاظ بهم. من خلال الإدارة الفعالة للمتطوعين، ستقوم مؤسستك ببناء تجربة إيجابية للمتطوعين الذين يساهمون في علاقة طويلة الأمد متبادلة المنفعة. ضع هذه الاستراتيجيات في الاعتبار أثناء صياغة استراتيجية إدارة المتطوعين الخاصة بك.
.
.
